Decir que existe una manera única para la administración de inventarios en una planta sería un tanto simplista, puesto que cada giro, producto, región y tipo de clientes son distintos. Por ello, se debe estudiar a fondo las necesidades, entradas, procesos y salidas, para armar la solución que funcione a la medida de cada empresa. No obstante, hay errores que pueden repetirse en cualquiera de ellas y que debemos evitar:
1. Tener excesos de inventario. Esta falla es usual con clientes de mayoreo y compras de materia prima en volumen por aprovechar ofertas. Aunque en esencia puede tener algunos beneficios, podríamos estar sacrificando espacio, además de comprometer dinero en producto y materia prima que tardará en movilizarse. La regla no está en blanco y negro, será valorar cada caso para elegir la opción de mejores beneficios.
2. Rutas de recolección sin optimizar. La agilidad en que se da el ciclo producción está íntimamente ligada a la manera que se movilizan los inventarios, desde la materia prima a las estaciones pertinentes, como el inventario en proceso hacia la siguiente operación. Sin darnos cuenta, pueden existir enormes gastos de operación, por obligar a los trabajadores a hacer recorridos innecesarios para abastecerse del material que necesitan para concluir su trabajo.
3. Aferrarse al papeleo tradicional. Los flujos de trabajo con formas a la antigua pueden haber sido la solución perfecta hace unos años, pero ahora que existen las soluciones digitales, podemos ahorrarnos el trabajo manual innecesario, la generación de desperdicio por errores en llenado, basura de archivo muerto, tiempo perdido buscando documentos y espacio para archivar documentos vigentes.
4. Poca atención a limpieza. Cajas de materia prima vacías en el área de embarques, estantería con cartones y plásticos de empaque, pallets con sobrecupo, son algunos ejemplos de un sitio con poco cuidado, que además de robar espacio entorpece el paso de personas, montacargas y manejo de materiales, inhibiendo las condiciones óptimas de flujo. Debe implementarse un estricto régimen de limpieza y ordenamiento del material desde que llega, para que sea dado de alta, almacenado y movilizado a las áreas de producción correctamente; en el caso de las áreas productivas, deben considerarse actividades de limpieza y manejo de los empaques de material que utilizan en sus estaciones de trabajo.
5. Atención insuficiente a la seguridad. Las actividades productivas tienen peligros implícitos; escatimar en el seguimiento de prácticas seguras y preparación del lugar de trabajo nos traerán numerosas situaciones propensas a los accidentes. El común engaño es la falsa sensación de seguridad mientras que nada sucede, y no se hace nada hasta que caiga la mala fortuna, hasta en casos que llegue a fatalidad. Además de las connotaciones morales y cívicas, representa interrupción en operaciones, costos de curación y aumento en primas de seguro social.
6. Manejo pobre en la recepción de material. Lo que mal empieza, mal acaba; esto es particularmente cierto cuando la demanda sube y el trabajo de recibir material se vuelve intenso. Además de la motivación al personal que está sacando adelante el trabajo, debemos encontrar formas para que el proceso sea simple y la catalogación sea efectiva y sin errores. Los desperdicios y entorpecimiento de nuestras operaciones se verán cuando no encontramos números de parte, que después tendremos que comprar de nuevo.
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